自動ダッシュボード
自動ダッシュボードでは、自動フォルダとその設定項目を一括で制限および管理できます。
Dropboxにログインし、アイコンを選択すると「自動化」という項目が新しく追加されています。
この「自動化」をクリックすると、自動ダッシュボードが表示されます。
自動フォルダ
命名規則
・ファイル名を日付で開始する ：ファイルが Dropbox にアップロードされた日付がファイル名に追加されます。
・イニシャルをすべて大文字にする ：ファイル名に使われている各単語の最初の文字を大文字にします。
・セパレータをすべて変更する ：ファイル名の各単語を区切る文字が変更されます。
・親フォルダ名を含める ： ファイル名にフォルダ名が追加されます。
タグ付け
カテゴリ別の並べ替え
ファイルの変換
ファイルをPDFとして保存
以下のファイルに対応しています。
ai, azw4, binder, bmp, djvu, doc, docm, docx, dwg, eps, epub, gdoc, gslides, j2c, j2k, jp2, jpc,jpeg,jpf, jpg, jpg2,jpm, jpx, mobi, odp, odt, paper, papert ,png, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx, ps, rtf, tga, tif, tiff, wpd
ファイルを画像として保存
以下のファイルに対応しています。
3fr, ai, arw, azw4, binder, bmp, cr2, cr3, crw, dcr, dcs, djvu, dng, doc, docm, docx, dwg, eps, epub, erf, gdoc, gif, gslides, heic, j2c, j2k, jp2, jpc, jpeg, jpf, jpg, jpg2, jpm, jpx, kdc, mef, mobi, mos, mrw, nef, nrw, odp, odt, orf, paper, papert, pdf, pef, png, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx, ps, psd, r3d, raf, rtf, rw2, rwl, sr2, svg, tga, tif, tiff, wbmp, webp, wpd,x3f
jpg, pngで保存可能です。
ファイルを動画として保存
自動フォルダの設定を.movで保存に設定し、.mp4形式の動画をアップロードしてみます。
元の形式(.mp4)と自動フォルダで設定した形式(.mov)が保存されます。
ファイルを解凍
命名規則
複数ファイルの整理
・非アクティブ ： 最近アクセスされていないすべてのコンテンツがグループ化されます。プルダウン メニューで非アクティブな時間枠を選択することができます。
・月 ：Dropbox に追加された月ごとにコンテンツがグループ化されます。当月分を除外することもできます。
・年 ：Dropbox に追加された年ごとにコンテンツがグループ化されます。当年度分を除外することもできます。
・キーワード ： 割り当てられたキーワードでコンテンツを整理し、選択したフォルダに移動します。
※キーワードで整理する場合、あらかじめ整理したいキーワードのサブフォルダを作成する必要があります。
・「キーワードで分類」を選択するとこのような画面が表示されます。
・ここであらかじめ作成したサブフォルダを選択することで、指定したキーワードによる分類が可能です。
タグ検索
- #~ でタグ検索が可能です。
- ファイル名がわからなくてもキーワードで検索可能になりました。
- 途中まで入力すると候補も出てきます。
- 複数タグで検索が可能です。
- 現時点では、ローマ字および数字でのタグ付け検索のみ実施可能です。
フォルダ、ファイルに設定されているタグから直接検索が可能です。
自動フォルダとファイルリクエスト
- ファイルリクエストをするフォルダに自動フォルダの設定をします。
- 今回はテキストファイルをPDF形式で保存する設定をします
ファイルリクエストをします。
書類が提出されました。
間違った形式で提出されたファイルは自動でPDFに変換されます。
新機能を実際に使ってみた感想
- 命名規則
- フォルダ内に格納されているドキュメントや画像の件数の多い場合に一括で変更できるため整理が簡単にできる
- 複数ファイルの整理
- 多くのファイルを日付や頻度によって一括で簡単に整理できる
- もう少しだけ柔軟にルールを設定出来たらさらに整理しやすいと思う
- タグ付け
- 自動フォルダで設定することでタグ付け忘れ回避できるのは〇
- 必要な情報が入ったフォルダ、ファイルの検索が容易になるかも
- 類似プロジェクトの検索ができる〇
- 日本語対応してほしい
- 命名規則決めておかないと同意味の似たタグが混在するかも
- カテゴリ分け
- 今後に期待
- メールの振り分け設定レベルのカテゴリ分けができるようになれば用途が増えるかも
- アップロード後にどのフォルダに保存されたか表示されないと無くしてしまう可能性もありそう
- 変換保存
- 動画、画像の形式を合わせられるため、PCが対応していないから見れないといった事態を回避できる
- 元の形式と変換後の両方が保存される形式で本当に良いのか(不要な方を消す作業をしないと同じ動画が2つ残る)
- 解凍保存
- 主要な圧縮形式に対応しているのは〇
- 圧縮ファイルと解凍後のフォルダが強制的に残るため、圧縮ファイルを残すかどうかの設定が欲しいかも
- 全体的に
- タグ付けは便利になるかも。ただ元からあるフォルダに自動タグ付け設定をしても、フォルダ内に存在したフォルダ、ファイルに自動でタグが付かないのが×。過去に使用したものに1つずつタグをつけていく作業は現実的ではない。今後の更新に期待。。。
- カテゴリ分けは今のままではそこまで用途はないかも。カテゴリが増えれば〇
- 動画保存、解凍保存はケースバイケース。他の自動フォルダ機能と共同で使用できない点があるため優先度は低めかも。