Microsoft Teams の便利機能

本記事は新人ブログマラソン2024 の記事です。

こんにちは。新人の曲渕です。

今回の記事ではタイトルにあります通り、Microsoft Teams の便利な機能についてご紹介させていただきます。業務で使うことが多いのでご存じの方もいらっしゃるかと思いますが、参考になれば幸いです。

チャット・チームとチャネル編
ファイル編
通知編
1. リアクションの通知をオフにする
2. 一時的に通知をオフにする
アプリ編
1. Visio
おわりに
参考サイト

チャット・チームとチャネル編

チャット・チームとチャネル内のメッセージ検索

「Ctrl+F」を押します。そうすると右側に以下の画像のような検索ボックスが出力されます。これにより、今見ているチャットやチャネルの過去のメッセージを検索することができます。

あいまい検索

検索ボックスで*(アスタリスク)を末尾に付けることで、アスタリスクの前の文字を含むメッセージの検索ができます。例えばセキュリパッチの期限を確認したいときは、以下の画像のように検索すれば画面をスクロールせずに確認することができます。

日付で検索

検索ボックスで「Sent:西暦/月/日」を入力します。これで指定した日付のメッセージを検索することができます。(あいまい検索と組み合わせることはできません。例：Sent:2025/1/*)

書式モードで改行

Teamsで改行を行うには「Shift+Enter」を押すか書式モードに変更するかの二つの方法があります。特に書式モードを使うことによりEnterキーで改行できるようになるため、誤送信を防ぐことができます。書式モードには「Ctrl+Shift+X」を押すか画像のアイコンをクリックして変更できます。

日時を指定して送信

デスクトップ版のTeamsでは日時を指定してメッセージを予約送信できます（7日後まで）。以下の画像のように送信ボタンを右クリックして送りたい日時（時間は30分刻み）を選択します。

ファイル編

チャット内で削除したファイルの復元

チャットで誤って削除したファイルはOneDriveのごみ箱から復元することが可能です。

削除したファイルを選択して「復元」をクリックします。

チームとチャネル内で削除したファイルの復元

チームとチャネルで削除したファイルはSharePointのごみ箱から復元することが可能です。SharePointへは以下の画像のようにTeamsから移動することができます。

「ごみ箱」から削除したファイルを選択して「復元」をクリックします。

チャット内で上書き保存したファイルを変更前の状態に戻す

チャットにアップロードしたファイルはOneDriveに保存されます。そのためチャットで上書き保存したファイルを変更前の状態に戻すにはまずOneDriveの「Microsoft Teamsチャットファイル」に移動します。

変更前に戻したいファイルを選び「バージョン履歴」をクリックします。

元に戻したいバージョンをクリックして「復元」を押します。これによって上書き保存する前のファイルに戻すことができます。

チームとチャネル内で上書き保存したファイルを変更前の状態に戻す

チームとチャネルにアップロードしたファイルはSharePointに保存されます。そのため、まずTeamsからSharePointに移動します。あとはチャット内で上書き保存したファイルと同様の手順でチームとチャネルにアップロードしたファイルを変更前の状態に戻すことができます。

ファイル編集の制限

Teamsの「ファイル」タブから制限をかけたいファイルを選択します。三点リーダーの「その他」から「チェックアウト」を選択します。これによってチェックアウトしたユーザー以外はファイルが読み取り専用になります。元に戻すときは同様の手順で「その他」から「チェックイン」もしくは「チェックアウトの破棄」を選択します。

※「チェックアウトの破棄」を選ぶと編集した内容が失われてしまいます。そのため、チェックアウト後に編集したものを保存したい場合は「チェックイン」を選択します。

通知編

リアクションの通知をオフにする

自分のメッセージに対するリアクションの通知をオフにしたいときは、Teamsの設定から「通知とアクティビティ」にある「いいね！とリアクション」の項目を「オフ」にします。

一時的に通知をオフにする

Teamsのステータスを「応答不可」にすることで通知を非表示にすることができます。これにより会議中などにバナーが表示されるのを防ぐことができます。また、「期間」からステータスを指定した時間だけ固定することもできます。

※ステータスを元に戻すことを忘れないようご注意ください。

アプリ編

Visio

Visioは簡単に図を描画できるアプリです。Teamsの左画面にある三点リーダーからVisioを起動させることができます。

Visioには3つのプランがあり、Visio Plan1ではAWSのアーキテクチャのアイコンを使うことができるようですが、Microsoft 365のVisioでは使える図形に制限があります。以下、用意されている図形の一例になります。

Visioを使ってみた

実際にVisioを使ってWeb３層の簡単なアーキテクチャを書いてみました。

触ってみた感想としては、あらかじめ図形のテンプレートが用意されているのと、ドラッグアンドドロップで図形を描画できること、図形から直接矢印を引っ張ってくることができるため、ネットワーク構成図やフローチャートを書く分にはPowerPointよりも使いやすいのかなという印象です。ただ、用意されている図形以外を使う場合、貼り付けのオプションが図としてしか貼り付けることができません。そのため、Microsoft365のVisioでAWSのアーキテクチャを書きたい場合などに、他のところからグループ化されたオブジェクトを持ってくる際にはVisio側でグループ化を解除できない点に注意が必要です。