Smartdbxとは？
前回の振り返りです。Smartdbxとは何か？についての続編になります。
前回の記事は以下をご確認ください。
Smartdbxは、Dropboxの管理者の業務負荷の軽減やエンドユーザの利便性を向上させるためのツールです。
フォルダ管理については自動化を行い、社外の共有については上長の承認を、アクセス権管理についてもツールを通し一括管理を実現できます。
「Smartdbx」には管理者業務を自動化する事で、管理者業務自体を極力なくし、管理者の運用負荷を軽減させる機能が用意されております。
SmartdbxとDropbox と組み合わせてお使いいただくことでもっと便利に、効率的にDropbox をご利用いただくことができます。
弊社がDropboxの管理ツール開発を始めたのは2017年からになります。
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2017年 ONEUPの開発・運用
Dropboxを導入した時から社内の運用管理の負荷低減、効率アップを目的としたツール（社内呼称：ONEUP）を開発、運用しています。
2022年 外部共有の管理機能をリリースして機能拡張
2023年 Smartdbx開発
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ONEUPに更に多くのDropboxプロジェクトで培った知見を取り入れ、多くのお客様からご要望が多い有益な機能をSmartdbxとして実現しました。
| 機能 | 機能詳細 | 基本/オプション |
| アカウント/グループ管理機能 | •人事マスタ(組織と人)と自動連係 •Dropboxのアカウントおよびグループの連係 •アカウント情報の照会 •グループ情報の照会 |
基本機能① |
| 共有フォルダ管理 | •共有フォルダ管理機能 •共有フォルダ承認ワークフロー •共有フォルダ棚卸機能 サブフォルダ含みの棚卸しのみ、順次リリース(可視化機能として) •共有フォルダアーカイブ機能 (順次リリース) •フォルダテンプレート |
基本機能② |
| 社外共有フォルダ監視 | 個人フォルダや、共有フォルダ申請で申請されたチーム外共有以外の社外共有の監視・ブロック機能 | 基本機能③ |
| 全社ナレッジ共有 | 1,000人以上となるような大規模環境での全社共有するフォルダ管理機能 | オプション① |
| カスタムドメイン（ファイル送受信） | 社外の方とのファイルの受渡をDropboxドメインを使わずに実現する機能 | オプション② |
機能紹介
オプション機能① 全社ナレッジ共有
Dropboxで利用できるチームフォルダはチームや組織のための便利な共有ツールですが、
一方で、チームフォルダに招待できるユーザが1,000人までというサービス仕様があります。
1,000人以上で共有したり、みんなで編集・更新するという場面が少ないという背景があるためですが、全社で展開する発信文書やポータルとして展開するユースケースもありますので、
本ツール「全社ナレッジ共有」では、Dropboxの仕様はそのままで1,000人ごとにフォルダを自動で分けることができます。
Smartdbxを介して更新を行うことでDropboxのユーザが1,000人以上のチームに対しての効率的な情報共有を可能とします。
管理者はSmartdbxから、コンテンツの追加、変更、削除などの操作や、公開期限を設定でき、期限が来ると自動で公開データを削除することも可能です。
管理者がSmartdbxから更新を行うことで、Dropboxにフォルダが複数あっても1回の更新で同じ内容が反映されます。
本機能で共有されるコンテンツは全社での「参照」を基本とするもので、「編集」などの変更を加える操作は一部のコンテンツ管理者のみが実施することを前提としています。
オプション機能② カスタムドメイン（ファイル送受信）
Dropboxを利用して他社とファイルを共有する際、「DropboxTransfer」というファイル送信機能や「ファイルリクエスト」といったファイルを集める機能お使いいただけます。
ただ企業によってはクラウドストレージへのアクセスを禁止している場合があります。
その場合、Dropboxのファイルを安全に送受信することができません。
そこで本機能「カスタムドメイン」を使えばクラウドストレージがブロックされている取引先とも安全にDropboxのファイルを送受信することができます。
「カスタムドメイン」は、Dropboxとお取引先との間で仲介役として機能し、Dropboxドメインにアクセスせずに取引先がファイルを受け取ることができるようにします。
どのような相手にカスタムドメイン機能を使うかの例を記載します。
①Dropboxが使える取引先
クラウドストレージがブロックされていない相手とはDropboxの標準機能を使ってファイルの共有が可能です。
Dropboxアカウントあり⇒フォルダ共有
Dropboxアカウントなし⇒送る：Dropbox Transfer / 受け取る：ファイルリクエスト
②Dropboxが使えない取引先
Transferなどで生成されたdropbox.comドメインのリンクに対してアクセスできずファイルの送受信ができません。
これを回避する機能として本ツールでは「カスタムドメイン」機能をご提供いたします。
カスタムドメインの利用イメージ（下図）です。
①Smartdbxのカスタムドメイン機能から送信先の情報、メッセージ、送信したいDropboxファイルを指定すると、入力した送信先に認証 用のメールが届きます。
②メールアドレスで認証を行います。
③ダウンロード用のリンクが記載されているメールが届きます。
この③で届くダウンロード用リンクを使用いただくことでdropbox.comのドメインを使わずにDropboxのファイルを送受信していただけます。
現状1回の送信で50GB、将来的には300GBまでを目指しております。
また本機能はデータ転送を伴うためデータ転送にかかる料金については従量課金制となります。
